Informativa per partecipanti ad eventi

Gentile Partecipante,

Grazie per partecipare al nostro evento. Proteggere i tuoi dati personali è per noi molto importante. Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), il Titolare del Trattamento desidera informarti in merito alle finalità e alle modalità di trattamento dei tuoi dati personali.

Finalità del trattamento e natura dei principali dati trattati

Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

1. Finalità amministrative, inerenti la registrazione e gestione della partecipazione all’evento;
2. Finalità di sicurezza, inerenti il controllo degli accessi ai luoghi fisici o alle piattaforme digitali di svolgimento dell’evento;
3. Finalità di comunicazione multimediale, inerenti la realizzazione e pubblicazione di foto e riprese video dell’evento su siti internet, social network e materiale promozionale;
4. Finalità commerciali e di marketing, incluso l’invio di comunicazioni promozionali relative a future iniziative, eventi o servizi del Titolare.

I dati personali trattati rientrano generalmente nelle categorie di:

• dati anagrafici (nome, cognome);
• dati di contatto (email, telefono);
• dati relativi alla posizione professionale e organizzativa;
• dati amministrativi;
• immagini fotografiche e riprese video.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento dei tuoi dati personali è la seguente:

1. Finalità amministrative: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali connesse alla tua partecipazione all’evento (art. 6, par. 1, lett. b GDPR);
2. Finalità di sicurezza: legittimo interesse del Titolare a garantire la sicurezza delle persone e delle strutture (art. 6, par. 1, lett. f GDPR);
3. Finalità di comunicazione multimediale (foto e video): consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR);
4. Finalità commerciali e di marketing: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 1 e 2 è necessario per consentire la partecipazione all’evento. Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 3 e 4 è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica la partecipazione all’evento. Il consenso eventualmente prestato può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Principali modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. I dati possono essere trattati sia in modalità cartacea sia mediante strumenti informatici e telematici. Il trattamento è effettuato da personale autorizzato e adeguatamente formato. I dati sono trattati prevalentemente all’interno dell’Unione Europea.

Periodo di conservazione dei dati personali e criteri di riferimento

Conserviamo i dati personali secondo i seguenti criteri:

1. Dati amministrativi e organizzativi: per il tempo necessario alla gestione dell’evento e successivamente per un periodo massimo di 10 anni, ove richiesto da obblighi normativi o esigenze amministrativo-contabili;
2. Dati relativi alla sicurezza: per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità di sicurezza;
3. Immagini foto/video: fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione, salvo esigenze di tutela dei diritti del Titolare;
4. Dati trattati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso e comunque per un periodo non superiore a 24 mesi dalla raccolta.

Valutazione dei rischi e misure tecnico-organizzative

Il Titolare pianifica e adotta adeguate misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, al fine di proteggere i dati personali da perdita, uso illecito o accesso non autorizzato. Ove necessario, viene effettuata una valutazione dei rischi e, se applicabile, una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA).

Comunicazione o diffusione dei dati trattati

Nei limiti pertinenti alle finalità indicate, i tuoi dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi coinvolti nell’organizzazione e gestione dell’evento (es. fornitori tecnici, società di servizi, consulenti). I dati non saranno diffusi, salvo quanto eventualmente previsto per la pubblicazione di immagini e video previo consenso.

Trattamento da parte di soggetti terzi

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, il Titolare può avvalersi di soggetti terzi, quali ad esempio:

1. Fornitori di servizi di consulenza, formazione, audit;
2. Società consorziate, collegate o partecipate;
3. Fornitori di servizi IT e piattaforme digitali.

Tali soggetti, ove trattino dati per conto del Titolare, sono nominati Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR e trattano i dati esclusivamente secondo le istruzioni ricevute.

Informativa ed esercizio dei diritti dell’Interessato

In qualità di interessato, puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui:

1. diritto di accesso ai dati personali;
2. diritto di rettifica o cancellazione;
3. diritto di limitazione del trattamento;
4. diritto di opposizione al trattamento;
5. diritto alla portabilità dei dati;
6. diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Open SB S.p.A., con sede legale in via della Fogarina 3, Cremona, P.IVA 01826180190, contattabile all’indirizzo email: desk@ecogroup-italy.it.

Il trattamento potrà inoltre coinvolgere società controllate direttamente o indirettamente dal Titolare.